寓言
账房有两个人要查,一个查账册是不是随便能翻,一个查往年有没有假账
扬州盐商总会每年腊月查账。稽查老爷翻十二家分号的账册,发现有的分号半天就能说清一笔盐引从谁手里来、卖给谁、银子何时入柜;有的分号翻到天黑,只找到几张毛边纸,日期缺一半,经手人只写了个姓。
他起初以为后者一定贪得更多。查了半年才明白,问题先不在贪不贪,而在能不能查。有的分号从开张那天起就规定:每笔进出必须写日期、数额、经办人章和对方名号;每七日对一次总账;旧册铅封后送总会库房保存。这样的铺子即使出错,也会留下线头。
差的分号没有这些规矩。今日记在木牌,明日记在散纸;柜上少了银子,账房说是伙计忘写,伙计说是掌柜口头吩咐。稽查老爷越查越像在雾里摸墙,摸到一处痕迹,也不知道它从哪里来。
总会于是把查账分成两件事。七月先查“账法”:账册格子是否固定,印章是否齐,凭证保存几年,铅封谁能开,补记要不要留旧痕。这时不追某一笔银子,只看铺子有没有给以后查账留下路。
腊月再查“账目”:翻出具体盐引、银票、签章和往来书信。比如东号三月十八日一笔盐引少记二十担,牵出两张价格不一致的契纸,这才是当年查到的凭据。
稽查老爷后来常提醒新人:七月查的是路,腊月捡的是路上留下的脚印。没有路,脚印散在泥里,谁来也说不清;有路,脚印才可能被找到、保存、带到堂上说话。
后来一位新稽查只拿着腊月凭据就想定案,老稽查拦住他:先看这张凭据从哪里来。若账册平日无人签章,旧册随便可改,今日翻出的纸再像样,也可能只是事后补写。反过来,账法再严,若这次没有取到盐引、银票和签章,也不能凭制度清白就说某笔无误。两件事合在一起,审查才站得稳。后来总会还把两种检查写成不同卷宗。账法卷可长期沿用,账目卷只对应某年某月。新人拿错卷宗时,老稽查便让他重查一遍。