寓言
阅览室的书桌和书架
档案馆的阅览室有一张大书桌，研究员把当天要用的卷宗摊在桌上，翻完一本换一本。桌子的存在让研究员不必每次都跑回库房——这是房间里最重要的设计。
新馆长上任后，让人在每张书桌侧面贴了一个标签，写着桌面能同时放下几本卷宗。这个数字很好用：研究员预约座位时会先看标签，心里有数今天最多能摊开多少材料。
问题出在下一年采购季。行政部发了一张表让各科室填需求，表格里只有一栏叫“阅览室配置”。有人填的是“需要大书桌”，有人填的是“需要能放十二本卷宗”。采购部按“十二本”这个数字统一买了同款桌子，结果有两个研究组根本不需要摊那么多材料，但需要更宽的桌面来放地图和图纸。桌子长度够，宽度不够，地图只能折着看。
事后复盘才发现，书桌和桌面容量在采购表里被当成了同一件事。书桌是一个功能：让研究员在房间里直接工作。桌面容量是一个数字：当前这张桌子能同时放几本。数字最容易上表格，功能却决定了桌子该做成什么形状。
第二年表格拆成了两行。第一行问“是否需要阅览室桌面功能”，第二行问“需要的桌面容量大约是多少”。两个问题对应两种预算：功能预算决定要不要有这个能力，容量预算决定同一时间能处理多大信息量。
有些科室的填法让人意外。一个法律组在第一行填了“是”，第二行只填了“四本”——他们要的不是大容量，是稳定的桌面照明和在桌上摊开扫描仪的空间。如果继续只问容量数字，这个需求永远浮不上来。
后来档案馆出了一条内部规则：任何涉及阅览室的采购申请，第一行写功能——有没有书桌、有几个座位；第二行写容量——每张桌子能放多少材料、电源够不够。功能和容量分开记，采购才不会被一个数字带着跑。