寓言
档案室里的两个校对员
市档案馆有一项规定：每份对外答复必须经过校对才能盖章。早年只有一位老校对员，他既要核对答复内容是否与馆藏档案一致，又要在每一段后面标注引自哪一卷哪一页。工作量太大，老校对员把两道工序并成一步——随手翻到相关页码标上去，只要看着像那么回事就算过关。
头几个月没什么问题。市民查到的答复有引注，格式也整齐，上级检查时挑不出毛病。大家都觉得合并工序提高了效率，没人追问那些引注里的页码到底对不对。老校对员也习惯了这种节奏，偶尔自己都觉得某个数字怪怪的，但下一份件又来了。
问题出在一份土地权属答复上。一位市民拿着档案馆出具的证明去办过户，窗口发现引注的档案卷号确实存在，但那一卷里记录的是另一块地。市民来回跑了三趟，最后查到原件才发现答复本身的内容就是错的——早年抄录时把两个地块的面积搞混了。
事后复盘时，档案馆才发现两道工序并在一起的代价。老校对员承认，他核对内容真伪时主要看引注有没有卷号，至于卷号指向的内容和答复是否匹配，他根本没有翻到那一页去核对。引注看起来完整，实际上在掩盖内容层面的错误。
档案馆后来把工序拆成两个人：第一个人只负责核对答复内容与档案原文是否一致，不写引注；第二个人只负责把核对无误后的内容标注出处。两项工作各自有一套检查标准，可以独立出错、独立修正。
半年后的一次抽检印证了拆分的好处。一批答复中，有三份引注页码写错了——但第一个人独立核对过内容，答复本身是正确的。换作以前，这会被当成“已经校对过”直接放行，等到市民发现引注错误再投诉。拆开之后，错误停留在出处标注这一层，不影响答复的可信度。
档案馆后来把这条经验写进培训手册：核对真伪是核对真伪，标注出处是标注出处。把两道工序拆开，不代表工作量翻倍，只是让每一层的错误能在那一层被抓住。