寓言
米仓里的两张账本:一张看量,一张看钱
大粮行有两个账房先生。米账房老张守五口米缸,每天盯着每口缸进了多少、出了多少、谁舀的、舀了几升,全记在米本上。钱账房老陈坐在隔壁,不看米缸,只看米价行情和各房的用米申请单,把每升米按当天市价折成银子,分摊到掌柜房、库房、运输和招待四个科目上。
头一年,东家每月看两次报表:老张的米本说本月用了三千升,老陈的钱本说米钱花了四十五两。三千升、每升一分五,四十五两——对得上。第二年粮行签了三家供货商,米价随市波动。老陈的账开始出现同一天不同时段的米价差,三千升的花销一个月四十三两、下个月四十七两。东家追问哪个部门用米最费钱。老陈翻了一下午账本说运输部。东家再问运输部为什么用米,老陈答不上来——他只能看到一张申请单上盖了运输部的章。答案在老张那边:米本上写着运输部每天舀五升米熬粥给快马吃,马吃的碎米比人吃的贵两成。
反向也出过问题。有个月老张的米本上记录运输部突然多舀了一百升,他标了个问号没往下追。老陈在钱本上看见运输部米费涨了七钱银子,金额不大也没管。月底盘点发现那一百升是库房借运输部名义舀的,这批米被混进了卖给官府的上等米——碾米差价一算,粮行亏了三两。
东家请了一位老掌柜来调流程。老掌柜说你们两个账房不能各看各的,得交叉对一眼。老张每天把米本异常用量标红传给老陈,老陈每天把成本异常的部门标红传给老张。两个人还是各管各的本子,但每天对一次红标。第一个月就查出马厩伙计把好米换成碎米吃差价的事。
老掌柜画了一张图挂在大堂:米量是底层日志,米价是上层换算,中间有一块叫归因——哪个人、哪个动作、哪个业务线对应了这次用米。归因层没做好,量得再准也追不到成本;成本算得再细也找不回责任人。
新来的学徒进门前先看那张图,默一遍口诀:量、价、归因,三步断一步账就接不上。后来有一回粮行签了新米商,价格结构完全变了。老张的米本上显示米量没增,老陈的钱本上却涨了百分之十。两人一对红标就把原因揪了出来:新米商把运输和包装费打进米价里了,单价抬了,米量没变。
东家后来交代各房领米时必须填一张归因单——注明用了什么米、用在哪个业务、最后算谁的预算。归因单成了米本和钱本之间的那条桥。