寓言故事
仓库里的三种箱子
客栈保存名册、欠条和旧信。掌柜曾把所有东西都塞进同一间库房，后来既找不到需要的凭证，也无法解释为何多年保留陌生人的敏感记录。
账房按用途贴签：欠账在结清并过完规定期限后处理，订房便条只留到月底，官府凭证单独封存。每类数据都有负责人、起算事件和到期动作。
一场争议尚未结案，掌柜暂缓销毁相关凭证并登记原因；其他同类记录仍按原计划清理。例外不靠口头吩咐，而要能被批准和复核。
库房每周列出即将到期的箱子，删除、归档或匿名化都留下结果。备份、日志和法定留置也纳入同一张生命周期清单。
保留政策把“留着也许有用”改成可执行的期限管理，在证据可得、隐私风险和存储成本之间建立清楚边界。