寓話
倉庫にある三種類の箱
宿屋は名簿、借用証、古い手紙を保存する。店主はかつてすべてを同じ倉庫に詰め込んだが、後に必要な証憑が見つからず、なぜ長年他人の敏感な記録を保持していたかも説明できなかった。
経理係は用途別に札を貼る：未払いの記録は支払いが済み、所定の保存期間が過ぎてから処理し、宿泊予約のメモは月末までのみ保管し、官府の証憑は別に封をして保管する。データの種類ごとに、担当者、保存期間の起算となる出来事、期限到来時の処理が定められている。
ある争議がまだ決着していないため、店主は関連証憑の破棄を一時保留し、理由を登記した。他の同種記録は依然として当初の計画どおり整理する。例外は口頭の指示に頼らず、承認と再確認ができねばならない。
倉庫は毎週、期限が近い箱を一覧にする。削除、アーカイブ、匿名化のいずれも結果を残す。バックアップ、ログ、法定保持も同じライフサイクル一覧に含める。
保留政策は「残しておけば役に立つかもしれない」を実行可能な期限管理に変え、証拠の入手可能性、プライバシーリスク、保存コストの間に明確な境界を築く。